Vastuullisuusraportti

Yhteiskunnan digitalisoituminen näkyy hankintatoimessa

Yhteiskunnan digitalisoituminen vaikuttaa Hanselin toimintaan. Valtionhallinnon tasolla on meneillään useita laajoja digitalisoitumiseen liittyviä hankkeita, kuten esimerkiksi Valtiokonttorin asettama Hankinnasta maksuun (HAMA) -hanke.

Hankkeen tavoitteet liittyvät muun muassa taloushallinnon prosessien sujuvoittamiseen, toimintamallien yhtenäistämiseen, työnjakojen ja roolien selkeyttämiseen sekä valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen käyttöasteen nostamiseen.

Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset on huomioitu yhtiön strategiassa, jossa on useita sähköiseen hankintatoimen kehittämiseen tähtääviä kokonaisuuksia. Hanselin toimintaan liittyvä digitalisoituminen konkretisoituu asiakkaillemme ja sopimustoimittajillemme tarjottavan lisääntyvän sähköisen palvelutarjonnan myötä. Tavoitteenamme on palvella asiakkaitamme ja toimittajiamme mahdollisimman tehokkaasti ja olemme siksi siirtäneet yhä enemmän palveluja verkkoon.

Vuoden 2014 lopulla käyttöönotettu uusi verkkopalvelu tehostaa asiakkaiden hankintatoimea tarjoamalla heille enemmän tietoa ja helpottamalla esimerkiksi puitejärjestelyjen liittymisilmoitusten tekemistä. Asiakkaille suunnattujen verkkopalvelujen kehittämistä jatketaan; tavoitteena entistä parempi palvelutaso sekä asiakas- ja toimittajatyytyväisyys. Asiakkaille tarjotaan myös jatkossa henkilökohtaista palvelua asiakaspalvelun ja asiakkuuspäällikköjen kautta.

Kohti tehokkaampaa hankintatoimea

Hankintojen tekeminen on usein raskas ja aikaa vievä prosessi. Erilaisten sähköisten hankintaratkaisujen avulla voidaan keventää hallinnollista rasitetta, yksinkertaistaa tarjousmenettelyjä ja puitejärjestelyjen käyttöä sekä lisätä hankintaprosessin läpinäkyvyyttä.

Valtion hankintatoimea tehostavan sähköisen kilpailutusjärjestelmän kilpailuttaminen ja käyttöönotto on Hanselissa tärkeä strategialähtöinen hanke. Kilpailutusten yhteydessä on myös käytetty sähköistä huutokauppaa ja kokemukset niistä ovat olleet hyviä.

Tutkimukset osoittavat, että erityisesti pk-yritykset hyötyvät sähköisistä hankinnoista. Pk-yritysten osallistuminen julkiseen hankintamenettelyyn on yleisesti ottaen lisääntynyt sähköisten hankintojen käyttöönoton seurauksena3.

Sähköisen kilpailutusratkaisun hankinta

Julkisia hankintoja ohjaava uusi hankintadirektiivi hyväksyttiin Euroopan parlamentin äänestyksessä tammikuussa 2014. Hankintadirektiivi edellyttää julkisten hankintojen kilpailuttamista sähköisesti noin kahden vuoden siirtymäajan jälkeen.

Hanselissa on parhaillaan käynnissä sähköisen kilpailutusratkaisun hankinta. Hanke viivästyi alkuperäisestä suunnitelmasta, sillä vuonna 2014 tehty hankintapäätös vietiin markkinaoikeuteen, mikä johti uuteen kilpailutusprosessiin. Markkinaoikeuteen tehty valitus koski tarjousten tarjouspyynnönmukaisuutta ja pisteytystä.

Markkinaoikeuden ratkaisun jälkeen käynnistimme sähköisen kilpailutusratkaisun tarjouskilpailun uudelleen ja uusi hankintapäätös sähköisestä kilpailutusratkaisusta tehtiin helmikuussa 2015. Tavoitteena on, että kilpailutusratkaisun ensimmäiset käyttöönotot voisivat alkaa kesällä 2015.

Sähköisen hankintaratkaisun yhtenä keskeisenä tavoitteena on tehostaa hankintaprosessia muun muassa tarjoamalla hankintayksiköille mahdollisuus jättää tarjouspyynnöt verkkolomakkeina, joihin tarjoajien on helppo ja nopea vastata sekä jättää tarjous sähköisesti.

3Euroopan komission tiedonanto Euroopan parlamentille, Euroopan neuvostolle, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle: Täysin sähköisten hankintojen käyttöönotto julkishallinnon nykyaikaistamiseksi, 26.6.2013.